Glavna knjiga računa (definicija, primjeri) | Korak po korak

Definicija knjigovodstvene obveze

Knjiga računa potraživanja, poznata i kao knjiga vjerovnika, podružnica je koja sadrži detalje o različitim dobavljačima ili dobavljačima tvrtke zajedno sa njihovim saldima računa ističući nepodmireni iznos koji društvo mora platiti.

Prati određene podatke koji se plaćaju za svaku fakturu, uključujući:

  • Datum dostavnice
  • Broj fakture
  • Ime dobavljača / dobavljača
  • Količina narudžbe
  • Plativa količina

Stanje računa glavne knjige za dugovanja uspoređuje se sa krajnjim saldom knjige računa kako bi se osiguralo da se oba računa podudaraju. Takva se usporedba vrši u sklopu postupka zatvaranja na kraju razdoblja (tromjesečno / godišnje).

Primjer knjige potraživanja

Analizirajmo donji primjer za više razumijevanja:

Kupoprodajne transakcije za Titan Sports Gear Company su:

  • 12. ožujka: Kupljeno 20.000 USD zaliha robe, uz uvjete 2/15 n 45, odredište FOB od dobavljača Mighty Sun
  • 18. ožujka: Vraćena roba vrijedna 3.000 američkih dolara koja je oštećena tijekom isporuke 12. ožujka.
  • 27. ožujka: plaćeno za robu kupljene 18. ožujka od dobavljača Mighty Sun, umanjeno za povrat i popust.

Računovodstvene transakcije evidentirane su metodom trajnog popisa u slijedećim knjigama dnevnika s obvezama:

Dnevnik kupovine

Popis robe klima uređaj dr. …………………………………………… 20.000 USD

                Obveze prema klima uređajima …………………………………………………………… 20.000 USD

Dnevnik isplate gotovine

Opći časopis

Ovi će se časopisi dalje objavljivati ​​na računima prema dolje navedenom:

Račun dobavljača: Snažni dobavljači sunca

Knjiga dobavljača / podružnice bit će ažurirana za dobavljače tvrtke Might Sun kao:

Kao što vidimo iz gornjih tablica, saldo dobavljača za Mighty Sun Suppliers iznosi 0 USD (NIL), a saldo na računu također 0 USD (NIL). Budući da se obojica točno podudaraju, nije bitno pripremiti cjelokupan raspored računa. Ako je bilo koji iznos salda na čekanju, morat će se napraviti zaseban raspored računa. 

Postupak s potraživanjima također bi bio na sličan način.

Međutim, treba biti oprezan i potreban je dosljednost da bi se održala. Ovaj je primjer samo za jednog dobavljača i jedan mjesec. Za tvrtku može biti više unosa i više dobavljača. Stoga bi trebao postojati odgovarajući mehanizam bez prostora za pogreške, jer pomirenje može biti težak zadatak.

Problemi u uparivanju

U nastavku su navedeni načini na koje se kontrola Glavne knjige može sinkronizirati s obvezama:

  1. U jednoj knjizi izvršen je ručni unos, a nijedan drugi zapis nije vođen. To će otežati pomirenje.
  2. Knjiženje u glavnu knjigu (GL) iz modula za plaćanje računa možda je u određenom trenutku isključeno. To je posebno u slučaju kompjuteriziranog snimanja unosa.
  3. Zadatak knjiženja možda je prekinut zbog ljudske pogreške ili nestanka struje tijekom posla. Dnevnik transakcija treba uzeti u obzir za izvanbilančne unose. U slučaju da nedostaje kompletna serija, povijest računa treba se usporediti s glavnom knjigom.
  4. Postoji mogućnost da se sva knjiženja uspješno dogode u trenutku unosa, ali je datoteka u međuvremenu oštećena. Kao preventivnu metodu, kopije datoteke treba pohraniti u fizičkom ili elektroničkom formatu.

Prednosti knjigovodstvene evidencije

  • Ova knjiga može pružiti brzu snimku trenutačnih stanja dobavljača.
  • Koristan je kao model za unutarnju kontrolu i reviziju.
  • Menadžeri i knjigovođe mogu usporediti pomoćnu bilancu s bilancom glavne knjige radi sprečavanja pogrešaka.
  • Dalje pomaže u podjeli dužnosti među zaposlenicima. Postoji zasebni zaposlenik koji snima transakciju i još jedan koji provjerava potencijalne pogreške. Osigurati će učinkovitost i snažnu unutarnju kontrolu.
  • Te se informacije mogu koristiti za izradu izvješća o starenju u kojem će se dalje prikazivati ​​ime dobavljača s pojedinačnim obavijestima o kašnjenju. Također naglašava nepodmireni iznos za svaku fakturu koja je neplaćena. Promjene uzrokovane novčanim tokom također će biti istaknute.
  • Uz to, ako dođe do povećanja broja zakašnjelih računa, to može ukazati na probleme s naplatama potraživanja. Ističe da kupcima treba više vremena nego što je uobičajeno za plaćanje, što može zahtijevati trenutnu pozornost.

Zaključak

Postojanje knjige računa nije obvezno, ali je poželjno za održavanje čistoće i organiziranosti knjiga računa. Takve glavne knjige pomažu u praćenju potraživanja i dugovanja koja se plaćaju više godina. To je presudan alat tijekom postupka revizije i može se uspješno povezati u slučaju istrage pojedinih unosa.

Ovlašteni računovođe ili pojedinci s diplomom trgovine mogu obavljati takve zadatke, što malim uredima i dobavljačima olakšava održavanje takvih računa.