Kontrola proračuna Značenje
Proračunska kontrola poznata je kao postavljanje određenog proračuna od strane uprave kako bi se znale razlike između stvarne izvedbe i proračunskog učinka tvrtke, a također pomaže menadžerima u korištenju tih proračuna kako bi nadzirali i kontrolirali različite troškove unutar određenog obračunskog razdoblja.
To je postupak planiranja i kontrole svih funkcija organizacije putem usporedbe i analize proračunskih brojeva do stvarnih rezultata. Usporedbom proračunskih brojeva sa stvarnim rezultatima, identificira područja koja trebaju poboljšanje i gdje je smanjenje troškova izvedivo ili proračunske brojeve treba revidirati.
Vrste proračunske kontrole
Postoje razne vrste nadzora koje organizacija može provesti -
# 1 - Operativna kontrola
Pokriva prihode i operativne troškove koji su najvažniji za svakodnevno poslovanje. Stvarni se brojevi u proračunu u većini slučajeva uspoređuju mjesečno. Pomaže u postizanju kontrole nad EBITDA - Zaradom prije amortizacije poreza na kamate.
# 2 - Kontrola novčanog toka
Ovo je važan proračun koji zadržava kontrolu nad potrebama za obrtnim kapitalom i upravljanjem gotovinom. Gotovina može biti štetna za svakodnevno funkcioniranje, pa je ovo važan aspekt.
# 3 - Kontrola Capex-a
Pokriva kapitalne izdatke, poput kupnje strojeva ili izgradnje zgrade. Budući da uključuje ogromnu količinu novca, ovdje kontrola pomaže u uklanjanju otpada i smanjenju troškova.
Kako se priprema proračun?
Proračun se priprema na temelju prethodnih troškova i uzima u obzir sve predvidive troškove koji će se sigurno dogoditi. Danas, u kompjuteriziranom okruženju gdje se financijski izvještaji pripremaju u excel listovima. Imamo mogućnost odabira tromjesečnog ili godišnjeg prosjeka.
Primjerice - ako budžet želimo pripremiti za srpanj 2019. na temelju Q2 rezultata, to će izgledati -
Ovdje je formula proračuna za srpanj = (travanj + svibanj + lipanj) / 3, tj. Prosjek travnja, svibnja i lipnja.
U gornjoj tablici, na temelju stvarnih rezultata u travnju, svibnju i lipnju, očekujemo prodaju od 6.250 USD, a neto dobit od 383 USD za srpanj.
Pretpostavimo sada da smo dobili stvarne rezultate za srpanj i usporedimo ih sa srpanjskim proračunom da bismo dobili razliku -
U ovom je slučaju stvarna prodaja za srpanj premašila proračun za 150 USD. To bi moglo biti ili zato što je prodano više količina ili je prodajna cijena po jedinici blago porasla. Ako je prodajna cijena po jedinici u srpnju ostala konstantna, to znači da je prodajni tim imao bolje rezultate od prosjeka i to je razlog povećanja prodaje.
Daljnja analiza pokazat će za koju regiju i koji proizvod je povećana prodaja. Na isti način na koji su operativni troškovi porasli za 33 dolara, što bi moglo biti posljedica povećanih troškova bilo kojeg ulaznog materijala, ili bi moglo biti slučajno za dodatnu prodaju.
Prednosti i nedostaci proračunske kontrole
Prednosti
- Učinkovit alat za mjerenje učinka odjela, pojedinaca i mjesta troškova;
- Utvrđivanje područja za smanjenje i poboljšanje učinkovitosti;
- Povećana učinkovitost i smanjenje troškova rezultira maksimiziranjem dobiti;
- Također pomaže u uvođenju i poticajnim shemama na temelju učinka.
- Smanjenje troškova uvijek je primarni cilj.
- Poboljšava koordinaciju između odjela jer su rezultati i troškovi međusobno povezani.
- Pruža uvid u dubinsku analizu i bilo kakve korektivne mjere.
- Korisno u postizanju dugoročnog cilja organizacije.
Mane
- Brojevi u proračunu često trebaju reviziju jer je buduće predviđanje teško
- Proces koji traje dugo i skupo, trebaju ljudi i resursi Procesi proračunske kontrole
- Ovaj proces ponekad zahtijeva koordinaciju između različitih odjela težak je zadatak
- Ovaj postupak zahtijeva odobrenje i podršku najvišeg višeg menadžmenta
- Uvijek uspoređivanje stvarnih stvarnih podataka s proračunom šteti motivaciji zaposlenika
Ograničenja
- Budućnost je nepredvidljiva, pa proračun uvijek ne garantira glatku budućnost organizacije
- Uglavnom upotreba prošlih zabilježenih brojeva
- Zanemaruje demografske podatke i mnoge druge ekonomske čimbenike
- Vladine politike i porezne reforme nisu uvijek predvidljive
- Prirodni događaji poput kiše, monsuna, suše i drugih nekontroliranih čimbenika utječu na stvarne rezultate organizacije što se ne može uzeti u obzir za proračun
Važne napomene
- Svi predvidivi prihodi ili troškovi koji prethodno nisu bili uključeni u proračun.
- Kontrolne funkcije ne bi trebale biti ekstremne prirode da bi izvršile pritisak na osoblje ako jest, tada je potrebna promjena.
- Standarde treba povremeno revidirati.
- O svakoj promjeni moraju se odmah ili unaprijed obavijestiti svi dionici.
- Promjena u proizvodnji, prodaji ili bilo kojoj funkciji unutar organizacije utjecati će na kontrolne funkcije.
- Osnova raspodjele troškova postaje važna u analizi na mikrorazini, pa ako postoji promjena u osnovi raspodjele troškova, treba je u potpunosti analizirati prije nego što se postavi na mjesto.
Zaključak
Proračunska kontrola vrlo je važan aspekt svakodnevnih aktivnosti i dugoročnih izgleda organizacije. Kada se pažljivo postavi, pomaže ne samo u kontroli troškova već i u poboljšanju učinkovitosti. Postoje i druge stvari poput standardnih troškova, koji su također dio toga.
Ovdje možemo izračunati cijenu, učinkovitost, varijacije prinosa ili miješanja itd. Dakle, on identificira točan razlog bilo koje varijance kada uspoređujemo aktivnost jednog razdoblja s drugom. Budući da u današnjem prerezanom natjecanju, organizacije uvijek teže izvrsnosti i najboljim praksama, a proračunska kontrola pomaže u identificiranju i postizanju tih politika i praksi.
Utvrđuje postoji li bilo kakav problem ili šansa za poboljšanje nabave ulaznog materijala, željeni izlaz iz materijala, bilo koji problem obrade ili administracija prodajnog tima. Dakle, za potpuno razumijevanje poslovnih funkcija i analizu temeljnih uzroka različitih ishoda, proračunska kontrola jedan je od važnih alata u rukama strana povezanih s organizacijom.