Što je proračun?
Izrada proračuna odnosi se na postupak koji koriste tvrtke u kojem se izrađuje detaljna projekcija prihoda i troškova tvrtke za buduće određeno vremensko razdoblje uzimajući u obzir različite unutarnje i vanjske čimbenike koji su u to vrijeme prevladavali.
Proračun je plan koji namjerava utvrditi očekivane operativne prihode i troškove organizacije za buduće razdoblje. Drugim riječima, za poslovanje je entitetsko proračun postupak pripreme detaljnog izvještaja o financijskim rezultatima koji se projiciraju za određeno razdoblje. Procjenjivati će budućnost uzimajući upravljačke inpute uzimajući u obzir unutarnje i vanjske čimbenike organizacije.
U svakoj organizaciji financijski odjel igra vitalnu ulogu u pripremi proračuna uz savjetovanje s višim rukovodstvom. To je dokument koji se upućuje na zdravstveni pregled organizacije tijekom proračunskog razdoblja.
Proračun je pripremljen za izvršavanje različitih funkcija poput planiranja aktivnosti, razvoja projekata, ispitivanja i provedbe programa, itd. Brojne su takve funkcije za koje ih entitet priprema. To može povećati šanse za zaradu u danom okruženju i pomoći procesu donošenja odluka u upravljanju.
Međutim, pristupi se mogu podijeliti u dvije glavne točke kako je navedeno u nastavku;
Pristup proračuna od vrha prema dolje
U pristupu od vrha prema dolje, top menadžment priprema proračun u skladu s ciljem organizacije i prosljeđuje ga menadžerima na provedbu. Prijedlozi i inputi možda su uzeti od menadžera prije pripreme, ali razmatranje njihovih prijedloga za takvu pripremu isključivo se odnosi na skrnavljenje uprave.
Izrada proračuna od vrha prema dolje započinje procjenom troškova na višoj razini. Cjelokupni proračun podijeljen je na zadatke prve razine, a zatim na zadatke ispod razine i zatim na zadatke ispod razine.
- Menadžment iz prethodnih trendova i iskustava procjenjuje troškove i prihode imajući na umu unutarnje kao i vanjske utjecaje, poput povećanja / smanjenja troškova plaće, ekonomskog stanja zemlje itd.
- Iskustvo i trenutni tržišni uvjeti presudni su elementi za pripremu proračuna. Očekuje se da uprava bude upoznata s trenutnim događanjima na tržištu, kao i poviješću organizacije.
- Uprava može uzimati podatke od menadžera na početnoj pripremi. To će pomoći upravi da prepozna osjećaje nižeg osoblja i očekivanja na razini organizacije.
- Uprava će razmotriti pritisak marže, makroekonomske čimbenike kao što je promjena poreznog zakonodavstva, kao i unutarnje čimbenike poput raspodjele resursa.
- Uprava također može pogledati kolege i njihove proračune i profitabilnost kako bi ih usporedila s organizacijom. To će pomoći u postavljanju ciljeva za organizaciju i povećanju marže ili profitabilnosti i nadmašivanju na tržištu. Usporedba s vršnjacima može biti na razini prometa, razini troškova ili ukupnoj razini profitabilnosti. Ova vježba pomaže menadžmentu da otkrije razloge jaza između organizacija.
- Uprava objavljuje svoje finaliziranje proračuna, pa ga opet može staviti na upraviteljeve uloge. Uprava može razmotriti podatke koje daju menadžeri i iste dovršiti.
- Nakon finalizacije, uprava će rasporediti resurse u skladu s ciljem postavljenim proračunom i, ako je potrebno, približit će se svakoj maloj poslovnoj jedinici / odjelu.
Prednosti
- Imat će cjeloviti korporativni funkcionalni pristup, a ne podijeljeni pristup, jer će briga menadžmenta biti ukupni rast organizacije.
- Bit će u iskusnim rukama, a uprava, ako je potrebna, može potražiti pomoć autsajdera.
- Bit će brzo, a međuresorna pitanja će se zanemariti.
- Bit će agresivan prema rastu organizacije.
Hendikep
- Menadžeri / niži menadžment bit će d-motivirani jer nemaju vlasništvo nad proračunom i skloni su osjećaju da je uprava postavila praktički nemoguće ciljeve.
- Najviše rukovodstvo možda neće imati bliske informacije o organizaciji, a to može utjecati na njezin proračun.
- Međuresorna komunikacija bit će pogođena jer neće imati pojma kako je uprava postavila ciljeve za svakog od njih.
- Značajno vrijeme uprave će u to ući i može izgubiti s puta strategije.
- Strahuje se od manje točnosti jer uprava najviše razine ne može imati ideju o jediničnim troškovima.
Primjer
ABC Limited priprema svoj proračun pristupom od vrha prema dolje. Uprava, kako bi povećala ukupnu profitabilnost organizacije, postavlja cilj prodajnom timu da proda 12000 jedinica po nižoj cijeni za godinu. Međutim, proizvodna jedinica ne može proizvesti 12000 jedinica u godini, što bi moglo dovesti do svakodnevnog sukoba između prodaje i proizvodnje. Da je uprava uzimala ulaze i iz proizvodne jedinice, ova situacija ne bi nastala. S druge strane, ako prodajni tim postigne cilj, očekivat će povišicu ili poticaj za svoju knjigu narudžbi iako ista nije isporučena zbog manje proizvodnje. Uprava će možda morati snositi ovaj trošak bez ikakvog dodavanja u gornjoj liniji.
Pogledajte ovaj tečaj o financijskom modeliranju, gdje ćete naučiti sve o projektiranju izvještaja o dobiti, bilansa stanja i novčanih tijekova, zajedno s ključnim pokretačima poslovanja, prihoda i troškova.
Pristup proračuna odozdo prema gore
U pristupu odozdo prema gore, menadžeri će pripremiti budžet za odjel / poslovnu jedinicu prema informacijama i prošlim iskustvima te ga predstaviti upravi za njihove uloge i odobrenje.
Pristup odozdo prema gore započinje identificiranjem različitih operacija i zadataka koje obavlja organizacija. Svaka jedinica organizacije otkrit će resurse i sredstva koja su im potrebna u svojim proračunima. Odjel za financije zatim konsolidira potrebe za financiranjem cijele organizacije, a odjel za ljudske resurse objedinit će potrebne resurse. Kombinirani proračun podnosi se upravi na odobrenje.
- Menadžeri iz svojih prošlih iskustava i njihovog sudjelovanja u svakodnevnom poslovanju pripremit će proračun za naredno razdoblje. Uprava je zatražila da postave ciljeve koji se tiču prihoda, ali i troškova.
- Od menadžera se očekuje da uzmu u obzir tržišne uvjete i pritiske marže i pomognu im da to učine realnijim.
- Od menadžera se očekuje da nadiđu unutarnje okruženje i uzmu u obzir i vanjske utjecaje.
- Menadžeri zatim daju proračun upravi na pregled i odobrenje. Imat će objašnjenje za svaku stavku, a ako postoje značajne razlike u proračunu iz prethodnog razdoblja, to bi trebalo obrazložiti upravi.
- Objavite njihov pregled i rješavanje upita, dovršit će se i primijeniti u svakoj poslovnoj jedinici.
Prednosti
- Upravitelji će biti motivirani jer je vlasništvo nad proračunom u njihovim rukama.
- Bit će realnije jer će menadžeri imati bolje znanje o radu organizacije.
- Menadžeri će biti posvećeniji organizaciji i ciljevima koje su postavili jer su vlasnici iste.
- Viši menadžment sada će se morati koncentrirati samo na cjelokupnu poslovnu strategiju, a ne na poslovnu jedinicu.
- Može biti prilično precizan za pojedinačni zadatak, što dovodi do ukupne točnosti u odnosu na ukupan proračun.
Hendikep
- Proračun možda neće biti u skladu s ukupnim ciljem organizacije jer su ga pripremili menadžeri na razini poslovne jedinice.
- To može biti sporo i mogu nastati sporovi između međuodjela.
- Uprava može izgubiti kontrolu nad predviđanjem organizacije.
- Menadžeri mogu postaviti ciljeve koje je lako postići kako bi smanjili njihov pritisak.
Primjer
Po nižoj cijeni, prodajni tim planirao je prodaju od 20000 jedinica, a iste jedinice planirale su i proizvodnju, uz dodatni poticaj svim radnicima na $ 1. Na kraju je prodajni tim postigao cilj po nižoj cijeni, a proizvodni tim također. Ipak, ukupna profitabilnost organizacije bit će pogođena kao poticaj proizvodnji, kao i prodajni tim, koji će uzeti u obzir troškove. Dakle, opći cilj organizacije da maksimizira dobit neće biti dovoljan čak i ako se poveća prodaja i proizvodnja.
Vrste proračuna
Pristup proračunu ovisi o fazi organizacije. Novi će startup imati inkrementalno ili Zero Base proračun, dok zrela tvrtka može imati Kaizen ili Base Budgeting. Razgovarajmo o 5 glavnih vrsta proračuna -
# 1 - Inkrementalni proračun
Ova vrsta proračuna naziva se i tradicionalnom metodom, pri čemu se priprema uzimajući proračun za tekuće razdoblje kao mjerilo, s dodatnim iznosima koji se zatim dodaju za novo razdoblje.
U inkrementalnom proračunu, brojke za svaki rashod i prihod počinju sa stvarnim brojevima iz prethodne godine i prilagođene inflaciji, ukupnom rastu tržišta i ostalim čimbenicima koje menadžment smatra prikladnima. Primjerice, u organizaciji ukupna plaća isplaćena zaposlenicima u određenoj godini iznosi 500 000 USD. Kada se pripremi za sljedeću godinu, dat će se stvar uprave koja im treba još pet novih zaposlenika kojima će biti plaćeno po 30.000 USD, a također i povećanje od 10% za postojeće zaposlenike. Stoga bi proračun za plaću bio Rs. 700 000 USD (500 000 USD + 10% povećanja za postojeće zaposlenike + (30 000 USD * 5 novih zaposlenika).
# 2 - Proračun s nulom (ZBB)
U ZBB-u su se svi brojevi vratili na nulu i svježe razmislili o svim stavkama proračuna. Novi brojevi svake stavke moraju biti opravdani odgovarajućim obrazloženjem i neće biti ad hoc brojke.
Ova vrsta proračuna pomaže upravi da izbjegne tradicionalne izdatke koji više nisu potrebni. Kako je osnovica nula, uprava može razmisliti o svakoj stavci troškova i ponovno procijeniti zahtjev ili moguću uštedu troškova.
# 3 - Osnovni proračun (BB)
Ova vrsta proračuna pripremila se da zna koliki će biti rashodi samo za preživljavanje (neograničeno vrijeme). Međutim, svaka dodatna potrošnja veća od te razine opravdat će se troškovima u odnosu na korist od iste.
Općenito se priprema u tvrtkama koje nailaze na novčanu krizu. Da bi smanjio troškove, uprava može samo izraditi proračun za preživljavanje, a svi troškovi koji su veći od toga bit će odsječeni. Na primjer - najam, struja i primarno osoblje ključni su za vođenje tvrtke, ali troškovi obuke, piknika i proslava nisu potrebni za opstanak tvrtke.
# 4 - Izrada proračuna na temelju aktivnosti (ABB)
Ova vrsta proračuna priprema se s namjerom da se identificiraju operacije koje generiraju troškove za poslovanje i kako se spomenuti trošak može smanjiti sa trenutne razine. Ova vrsta proračuna uglavnom se koristi u zreloj organizaciji.
Izrada proračuna na temelju aktivnosti proširena je vježba za pronalaženje troškova svake aktivnosti u velikoj organizaciji i procjenu dodane vrijednosti iste. Ova vježba također uključuje alternativni postupak za obavljanje iste aktivnosti ili postizanje istog cilja uz istovremeno smanjenje troškova. U gotovo svakoj se organizaciji, izravno ili neizravno, priprema i izvodi proračun. Međutim, ovisi o usmjerenosti uprave da ga poveća ili smanji na određenu razinu.
# 5 - Kaizen proračun
"Kaizen" znači kontinuirano poboljšanje, a ova vrsta proračuna namijenjena je poboljšanju troškova i maksimizaciji prihoda.
Kaizen je japanska riječ koja znači kontinuirano poboljšanje radnih praksi, osobne učinkovitosti itd. Kaizen proračun odnosi se na inovativne metode za poboljšanje učinkovitosti organizacije u postizanju rezultata. Kaizen proračun uglavnom koriste vodeće organizacije, koje imaju dugoročni pristup, a kratkoročni odljev novca za njih nije velika stvar.