Računovodstvene kontrole su postupci i metode koje subjekt primjenjuje radi osiguranja, valjanosti i točnosti financijskih izvještaja, ali te se računovodstvene kontrole primjenjuju radi usklađenosti i kao zaštita za tvrtku te nepridržavanja zakona, pravila i propisa. propisima.
Što su računovodstvene kontrole?
Računovodstvene kontrole su mjere i kontrole koje je usvojila organizacija koja dovodi do povećane učinkovitosti i usklađenosti u cijeloj organizaciji te osigurava točnost financijskih izvještaja kada se predstavljaju revizorima, bankarima, investitorima i drugim dionicima.
Unutar organizacije primjenjuju se razne vrste nadzora. Također, ne postoji direktna politika kontrole koja se odnosi na svaku organizaciju. Primjena kontrola za svaku organizaciju osmišljena je i implementirana u skladu s njezinim potrebama, vrstom poslovanja, težnjama, ciljevima i ostalim smjernicama.
Vrste računovodstvenih kontrola
Tri su glavne kategorije računovodstvenih internih kontrola.
# 1 - Detektivske kontrole
Kao što naziv sugerira, ove su kontrole postojeće kontrole za otkrivanje bilo kakvih odstupanja i odstupanja od postojećih pravila. Također služi u svrhu provjere integriteta.
Na primjer - iznenadna provjera stvarnog stanja gotovine u blagajni i salda gotovine prema računima osigurat će da li blagajnik točno radi svoj posao ili ne. Također može odražavati bilo kakvu pogrešku knjigovodstvenog knjiženja. U kompjuteriziranom okruženju u kojem su brojevi ogromni, a obradu računa do kraja vrši sustav, u tim bismo slučajevima možda trebali staviti testnu fakturu i pratiti je do finalizacije računa kako bismo vidjeli da li daje željeni rezultat. a sukladan je propisima.
Isti način usporedbe stvarnih zaliha u skladištu i zaliha na zatvaranju prema knjigama pokazat će postoji li problem u obradi zaliha, pljačka ili uobičajeni gubitak. Također, provjera da li je sva imovina koja se pojavljuje u knjigama fizički prisutna osigurava sigurnost imovine.
Sada smo na primjerima shvatili da se detektivske kontrole primjenjuju nepravilno i da su više revizorske prirode radi utvrđivanja pogrešaka ili odstupanja.
# 2 - Preventivne kontrole
Kontrole se svakodnevno primjenjuju unutar organizacije kako bi se spriječile pogreške ili odstupanja koja se uopće događaju. Možemo reći da su to pravila kojih se svi u organizaciji moraju pridržavati u svakodnevnom poslu.
Na primjer - u računovodstvenom okruženju, kada osoba rezervira račun, on ide drugoj osobi na stručnu provjeru i odobrenje. Nakon što račun bude obračunat, plaćanje vrši drugi tim. To se naziva razdvajanje dužnosti i osigurava da jedna osoba svakodnevno nema kontrolu nad rezervacijama i plaćanjem računa.
Rotacija posla klasičan je primjer preventivne kontrole. U velikoj organizaciji ili na kritičnom mjestu osoblje se redovito premješta kako bi se osiguralo da bilo koja osoba nema pristup podacima ili imovini dulje vrijeme, što osigurava da se ta osoba ne miješa u krađe ili nezakonito aktivnosti.
U računarskom okruženju izrada dnevnih kopija podataka u oblaku također je preventivna kontrola kako bi se izbjegao gubitak podataka.
# 3 - Korektivne kontrole
To su kontrole koje dolaze u pomoć kad preventivne i detektivske kontrole nisu uspjele izbjeći pogrešku. U računovodstvenom okruženju objavljivanje usklađivanja ili ispravka je primjer korektivnih kontrola. Jednom kada se knjige zatvore nakon financijske godine i revizori pronađu problem koji treba riješiti. Ponovno otvaranje financijskih godišnjaka i uvođenje prilagodbi koje je zatražio revizor također je dio korektivne kontrole.
Na primjer - Dok je objavljivao unos u dnevnik, računovođa je umjesto gospodina Roberta zadužio gospodina Toma za 500 dolara. U ovom se slučaju probni bilans i dalje slaže, a kasnije je prilikom provjere glavnih knjiga utvrđena ta pogreška. Ovdje će se ispraviti zaduženje g. Roberta i g. Toma, po 500 USD. To se naziva korektivna kontrola.
Primjeri računovodstvene interne kontrole
Ispod su dati primjeri računovodstvenih kontrola.
- Podjela dužnosti - obrađivač i odobravatelj trebali bi biti dvije različite osobe.
- Svi zaposlenici trebaju dobiti neovisni korisnički ID i lozinke.
- Treba izvršiti fizičku provjeru zaliha i imovine.
- Treba izvršiti usklađivanje banaka i druga probna usklađenja stanja.
- Potrebno je izraditi dokumente o standardnom operativnom postupku koji se odnose na tijek procesa.
- Iznenađujuća provjera blagajne i stanja na blagajni.
Prednosti računovodstvenih unutarnjih kontrola
Ispod su neke od prednosti računovodstvenih kontrola.
- Dnevnik radnji identificira osobu odgovornu za bilo kakvu pogrešku.
- Točnost financijskih izvještaja i primjene sredstava
- Učinkovito korištenje resursa za namjeravanu svrhu
- Korisno u olakšavanju revizije
- Snažan temelj za značajniji rast
- Utvrđivanje i ispravljanje svih utvrđenih neslaganja
- Ušteda troškova i resursa
Mane računovodstvenih unutarnjih kontrola
U nastavku su navedeni neki nedostaci računovodstvenih kontrola.
- Ponekad iritantno i dugotrajno za zaposlenike
- Visoki troškovi održavanja kontrola i standarda
- Previsoko za financijske izvještaje i reviziju
- Dvostruko djelo
Osnovne napomene o promjeni računovodstvene kontrole
- Svaka promjena u jednom procesu utječe na drugi.
- Promjena se ne bi trebala vršiti usred obračunskog razdoblja, jer će utjecati na tok transakcije.
- O svim promjenama treba obavijestiti revizore.
- Svaka promjena također treba biti dokumentirana i dobro komunicirati sa svim dionicima.
- To bi trebalo biti isplativo.
Zaključak
Računovodstvene interne kontrole nisu nedavni razvoj događaja, one postoje već dugo. Najznačajnija prednost računovodstvenih kontrola je u tome što vraća vjeru široj javnosti u javna trgovačka društva. Nakon skandala s visokom vrijednošću u Sjedinjenim Državama od strane tvrtki poput Tyco i Enron poljuljao je povjerenje šire javnosti u računovodstveni sustav.
SOX je poznat i kao Zakon Sarbanes-Oxley, kojeg je Kongres Sjedinjenih Država donio kako bi zaštitio dionike od bilo kakvih korporativnih računovodstvenih skandala. Zbog toga organizacije moraju slijediti smjernice korporativnog otkrivanja i druge zahtjeve. Poanta je ovdje da su računovodstvene kontrole danas integrirani dio bilo koje organizacije, bez koje je računovodstveni sustav poput automobila bez kočnica, a nitko se ne želi voziti u takvom automobilu. Stoga je imperativ da svaka organizacija koja teži rasti velikom i boljom mora imati snažnu računovodstvenu kontrolu.