Što su časopisi o kupnji?
Časopisi o kupnji posebni su časopisi koje organizacija koristi za praćenje svih kupnji kredita. Poznata je i pod nazivom Knjiga nabave ili Knjiga nabave. Dok su kreditne transakcije evidentirane u knjizi nabave, kupnja gotovine unosi se u opći dnevnik. Vrijedno je spomenuti da se u takvim časopisima bilježi samo kreditna kupnja robe te su isključeni svi kapitalni izdaci.
Većina organizacija ima zaseban odjel za nabavu koji se brine za cjelovit postupak kupnje, a to su identifikacija potrebne robe, klasifikacija, traženje ponude, narudžba i potvrda primanja robe koja se podudara sa željenim opisom.
Komponente unosa u časopis o kupnji
# 1 - Dvije zabave
U svakoj kupnji postoje dvije strane, kupac i prodavač. Obje se strane slažu s cijenom koju kupac plaća uz naknadu robe ili usluge. Ova nabavna cijena predstavlja iznos transakcije za sve nabavne dnevnike. Osoba ili organizacija od koje se vrši kupnja naziva se dobavljač, a kada se izvrši kupnja na kredit, dobavljač će se pojaviti kao vjerovnici u bilanci do trenutka plaćanja.
# 2 - Kupnja kredita
Organizacija nabavlja različitu robu i usluge od više dobavljača. Kada se dobro kupi na kredit, objavljuje se sljedeći zapis u časopisu - Recimo da je X Ltd. kupio robu u vrijednosti od 500 USD od Y Ltd. -
Kada se izvrši plaćanje -
# 3 - Račun
Račun je dokument koji prodavatelj izdaje kupcu. To je detaljan dokument. Sadrži datum računa, ime i adresu dobavljača, naziv organizacije kojoj se fakturira, adresu i naziv organizacije kod koje se roba isporučuje, količinu i opis robe, način plaćanja potreban dopunitelju, valutu računa, poreza, itd. Račun je važan dokument, koji je problem zajedno s robom, a kada stigne do kupca, kupac će uskladiti robu koja je stigla s narudžbenicom.
# 4 - Odjel za nabavu
Većina organizacija ima zaseban odjel za nabavu koji je odgovoran za nabavu robe. Dakle, kada bilo kojoj osobi ili odjelu treba roba, ona mora poslati zahtjev odjelu nabave, ako je roba već dostupna na skladištu ili u skladištu, odjel za nabavu izdati će robu. Ako roba nije dostupna, tim za kupnju identificirat će dobavljača koji je specijaliziran za potrebnu robu i on će poslati narudžbu. Nakon što narudžba stigne, provjerit će odgovara li traženom opisu, a količina odgovara traženom. Nakon što odjel nabave potvrdi da je roba primljena, račun ide na račune za plaćanje.
# 5 - Kreditna bilješka
U slučajevima kada se isporučena roba ne podudara s opisom, ima problema s kvalitetom ili oštećenjem, a kupac je mora vratiti dobavljaču. Tada će Dobavljač izdati dokument pod nazivom Kreditna bilješka, koji će se u budućnosti prilagoditi uplatama robe. Recimo da je X Ltd. vratio dobru vrijednost u iznosu od 1.000 američkih dolara, a Y Ltd. je izdao kreditnu potvrdu za tu vrijednost. Sljedeći put kad X Ltd. kupi 5.000 USD, mora platiti samo 4.000 USD jer će 1.000 USD biti usklađeno s kreditnom zadužnicom.
# 6 - Knjiga nabave
Knjiga nabave bilježi sve kupnje kredita na jednom mjestu, a tamo su navedeni detalji dobavljača, broj računa, valuta, količina i drugi detalji. Stanja za ove dobavljače iz knjige nabave prenose se u pojedinačne knjige, a ukupni troškovi knjiže se na teret računa troškova. Ovo je jedna od osnovnih knjiga u knjigovodstvenom procesu, što je neophodno za pripremu stanja knjiga, probnog stanja i završnih računa. Ispod je uzorak knjige kupovine XYZ Ltd za kolovoz 2019. U ovom će slučaju salda od 500, 1000 i 2000 dolara biti knjižena na pojedinačne knjige Nikea, Adidasa i PUMA Ltd. Također, račun za kupnju teretit će 3.500 američkih dolara.
Prednosti dnevnika kupovine
- Pojedinosti svih dobavljača nalaze se na jednom mjestu što pomaže u usklađivanju stanja knjige i probnog stanja
- Jednostavno održavanje i praćenje podataka za analizu dobavljača
- Ukupna kupnja kredita i vrsta kupnje nalaze se na jednom mjestu
- Ključni dokument za nesmetano funkcioniranje nabavne službe
- Tijekom revizija na kraju godine pronalaženje brojeva računa povezanih s bilo kojim dobavljačima postaje dostupno iz dnevnika kupnje
- Jedna od poznatih i široko održavanih knjiga
Mane dnevnika kupovine
- Potreban je zasebni knjigovođa koji košta vrijeme i novac
- Ako je u knjizi nabave odabran pogrešan račun dobavljača, to dovodi do pogreške u pripremi probnog stanja i završnih računa
Zaključak
Časopisi o kupnji vitalni su i bitni dio računovodstvenog procesa svake organizacije. Kada se pažljivo primijeni, zvučni sustav pomoći će u kupnjama na vrijeme, što će dovesti do uštede vremena i novca. Također, analiza kupnje izvučena iz ovih časopisa pomaže u pregovaranju o novim ugovorima. Dnevnici kupnje također pomažu u upravljanju vjerovnicima, praćenju statusa vraćene robe, knjigovodstvenih bilješki i ažuriranim knjigovodstvenim knjigama dobavljača, što je sve potrebno za uspješno i ažurirano poslovanje tvrtke. Također pomaže u olakšavanju revizije pružanjem podataka potrebnih revizorima.