Kako smanjiti veličinu datoteke Excel?
Ispod su 4 metode za smanjenje veličine datoteke excelove radne knjige.
- Spremi datoteku u binarnom formatu
- Pretvorite nepotrebne formule u vrijednosti
- Stisni sliku
- Brisanje predmemorije okretanja
Razmotrimo detaljno svaku od metoda -
# 1 - Spremi datoteku u binarnom formatu
Veličina datoteke Excel može se smanjiti pretvaranjem uobičajenog .xlsx formata u .xlsb koji je binarni format. Time se veličina datoteke smanjuje na najmanju moguću veličinu.
- Korak 1 - Otvorite excel datoteku .xlsx formata.
- Korak 2 - Zatim kliknite karticu Datoteka. Na padajućem popisu kartice Datoteka u Excelu odaberite Spremi kao u Excelu.
- Korak 3 - Sada odaberite Pregledaj opciju , a zatim će se pojaviti dijaloški okvir.
- Korak 4 - Zatim unesite naziv datoteke u “File Name”, sada u padajućem izborniku “Save as type” odaberite .xlsb format i kliknite na “Save”.
Ovaj pristup omogućit će im da excel datoteku smanje veličinu proračunske tablice.
# 2 - Pretvorite nepotrebne formule u vrijednosti
Sljedeći pristup koji se može koristiti za smanjenje veličine datoteke Excel je pretvaranje nepotrebnih formula u vrijednosti. Ispod je popis koraka koje netko može koristiti za razumijevanje metodologije.
- Korak 1 - Otvorite excel datoteku i odaberite cijeli radni list ili broj stupaca koji će se pretvoriti iz formula u vrijednosti.
- Korak 2 - Sada pritisnite tipku “F5”, pojavit će se skočni dijaloški okvir. Zatim kliknite na "Special".
- Korak 3 - Otvorit će se drugi dijaloški okvir kao što je prikazano dolje, zatim kliknite radio gumb za "Formule" i kliknite U redu.
- Korak 4 - Sad kad su odabrane sve stanice koje sadrže formule. Idite na karticu Početna i kliknite "Zalijepi".
- Korak 5 - Sada odaberite Vrijednosti, kada se padajući meni pojavi kada se klikne na "Zalijepi". Zatim kliknite na "Zalijepi vrijednosti".
- Korak 6 - Ili upotrijebite tipku prečaca CTRL + ALT + V , a zatim će se prikazati dijaloški okvir kao ispod. Odaberite radio gumb za "Vrijednosti" i kliknite "U redu".
To bi pretvorilo odabrane formule u vrijednosti, što će omogućiti smanjenje datoteke radi smanjenja i olakšavanje proračunske tablice.
# 3 - Sažimanje slike
Sljedeći je pristup komprimiranju slike u excel datoteci za smanjenje veličine radne knjige. Ova je metoda ključna kada imamo previše slika sadržanih u radnoj knjizi ili radnom listu što dovodi do povećanja veličine excel datoteke.
- Korak 1 - Kliknite sliku koju želite komprimirati. Zatim idite na karticu "Format" u području vrpce kao što je prikazano dolje.
Ovo je alat za slike koji se pojavljuje samo kad je slika odabrana.
- Korak 2 - Na kartici "Format" odaberite "Compress Pictures".
- Korak 3 - Nakon odabira ikone komprimirane slike pojavit će se dijaloški okvir.
- Korak 4 - Opcija "Primijeni samo na ovu sliku" omogućuje korisniku da komprimira samo onu sliku koja je odabrana. Poništavanjem odabira ove opcije omogućit će se stiskanje svih slika u radnoj knjizi. Također, odaberite opciju za "E-pošta (96 PPI)" koja je minimalna veličina dokumenta za dijeljenje.
- Korak 5 - Kliknite U redu i spremite radnu knjigu. To će smanjiti veličinu ukupne excel datoteke.
# 4 - Brisanje pivot predmemorije
Sljedeći pristup pomoći će smanjiti veličinu datoteke excel brisanjem pivot predmemorije dok stvara pivot tablicu iz izvornih podataka.
- Korak 1 - odaberite karticu "Analiziraj" u alatima za zaokretnu tablicu. Ova se kartica pojavljuje samo kada je odabrana zaokretna tablica u excel datoteci.
- Korak 2 - Sada kliknite padajući izbornik pivot opcija praćen opcijama.
- Korak 3 - Pored dijaloškog okvira koji će se pojaviti, idite na karticu Podaci.
- Korak 4 - Sada poništite potvrdni okvir za "Spremi izvorne podatke s datotekom". Ova opcija neće stvoriti nikakvu zaokretnu predmemoriju i omogućuje smanjenje veličine datoteke Excel.
- Korak 5 - Odaberite opciju "Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke", što će osigurati osvježavanje osnove čim se otvori datoteka excel. Ako opcija nije odabrana, zaokretnu tablicu treba ručno osvježiti, što bi dovelo do stvaranja zaokretne predmemorije.
Korak 6 - Zatim kliknite U redu. To će osigurati smanjenje veličine datoteke Excel.
Stvari koje treba zapamtiti
- XLSB format datoteke obično se otvara i sprema mnogo brže, međutim, postoji čak i nekoliko stvari koje treba razmotriti gdje se datoteke Excel s omogućenim makronaredbama i ne smiju pretvarati u XLSB jer mogu uzrokovati funkcionalne pogreške dok rade kao XLSB.
- Također ako je veličina datoteke excel za XLSX format 5MB do 7MB, može se ostaviti nepromijenjenom, samo ako se veličina datoteke XLSX poveća na dvostruke ili troznamenkaste znamenke u MB-ima. Tada se može smatrati da excel datoteke smanjuju veličinu datoteke koristeći bilo koji od najprikladnijih pristupa.
- Postoje i drugi pristupi, poput korištenja komprimirane zipirane mape, to se radi desnim klikom na excel datoteku, idite na slanje, a zatim kliknite na komprimiranu zipiranu mapu. To će smanjiti veličinu datoteke tijekom dijeljenja. To se također može učiniti odabirom više datoteka i zatim komprimiranjem datoteka u zip mapi.
- Dajte prednost zaokretnim tablicama od formula koje se koriste za sažimanje podataka za općenito veće skupove podataka, to će imati manje utjecaja na veličinu datoteke. Također, ako se češće koriste formule, promijenite način automatskog izračuna na ručni način na kartici formule. To će datoteku otvoriti, unijeti promjene, ažurirati excel datoteku i zatvoriti datoteke puno brže.